การบริหารเวลาด้วยความคิดเชิงกลยุทธ์

คุณต้องการบริหารเวลาให้ชีวิตมีประสิทธิภาพหรือไม่? ถ้าคำตอบคือ “ไม่” บทความนี้อาจมีประโยชน์กับคุณเพียงเล็กน้อย แต่ถ้าคำตอบคือ “ใช่” การบริหารเวลาเชิงประสิทธิภาพต้องการความมุ่งมั่นทางจิตใจของคุณอย่างมากที่สุด แต่ก่อนอื่นคุณควรตั้งคำถามง่าย ๆ กับตนเองก่อนว่า “คุณอยากนำเวลาที่มีอยู่หรือที่สร้างเพิ่มขึ้นมาไปใช้กับอะไร” คำตอบที่ได้จะสะท้อนการมีหรือไม่มี “เป้าหมาย” ที่ชัดเจนของคุณ คุณอาจจะเกิดคำถามว่า แล้วมันไปเกี่ยวอะไรกับเป้าหมาย แค่ทำงานให้เสร็จตามกำหนดของหัวหน้า ส่งรายงานตามกำหนดการมอบหมาย แค่นั้นก็น่าจะพอแล้วนะ ถูกต้องครับ!!! ถ้าคุณมีเป้าหมายแค่นั้น แต่ถ้าคุณต้องการมากกว่านั้น เราควรเริ่มต้นกันเลยดีกว่า

เวลานับว่าเป็นสินทรัพย์อย่างหนึ่งที่เคลื่อนที่ไปข้างหน้าอยู่ตลอดเวลา ไม่มีใครหยุดมันได้ มีปริมาณเท่ากันใน 1 รอบสมมติคือ 24 ชั่วโมง คุณมีเวลาจำกัดใน 1 รอบสมมติ คุณใช้เวลาอย่างไรนั้น มันมีผลกระทบต่ออนาคตในทุกมิติของคุณ ดังนั้นการบริหารเวลาหมายถึง ความสามารถในการใช้เทคนิคต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพที่สุด เพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้

กล่าวอย่างรวบรัดมีเพียงแค่ 2 ประเด็นคือ เทคนิคและเป้าหมาย และอีก 1 ความมุ่งมั่นของจิตใจเป็นหลักการเบื้องต้นของการบริหารเวลาให้ชีวิตมีประสิทธิภาพ เป้าหมายเป็นสิ่งสำคัญลำดับแรกของการบริหารเวลา คุณจะไม่สามารถจัดสรรและบริหารเวลาได้เลย จนกว่าคุณจะตัดสินใจอย่างชัดเจนว่าคุณต้องการอะไรกันแน่ ไม่ว่าจะเป็นเป้าหมายระยะสั้นตั้งแต่หนึ่งวันจนถึงหนึ่งปี หรือเป้าหมายระยะยาวคือมากกว่าหนึ่งปีขึ้นไป และที่สำคัญเป้าหมายระยะสั้นในแต่ละช่วงต้องสนับสนุนซึ่งกันและกัน และสอดคล้องกับเป้าหมายระยะยาวจึงเป็นสิ่งที่ดีที่สุด เพราะทำให้เราทุ่มเทหนึ่งครั้ง ส่งผลกระทบหลายด้าน

“การบริหารเวลาหมายถึง ความสามารถในการใช้เทคนิคต่าง ๆ ให้มีประสิทธิภาพที่สุด เพื่อบรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ ”

หลักการ 8 ประการ ของการบริหารเวลาเพื่อให้ชีวิตมีประสิทธิภาพ

1) ความชัดเจนต่อเป้าหมาย (Goals, Objectives or Targets) เป็นสิ่งแรกที่จำเป็นและสำคัญที่สุด คุณไม่สามารถจะขึ้นโดยสารคันไหนได้เลยถ้าคุณไม่รู้ว่าตนเองต้องการจะไปที่ไหน ดังนั้นคุณต้องคิดก่อนว่าคุณต้องการอะไรกันแน่ในชีวิตทั้งระยะสั้นและระยะยาว ตัวอย่างของผมคือ “ทำรายงานการค้นคว้าอิสระ (Independent Study – IS) ได้ระดับดีมากและสามารถนำไปต่อยอดทางธุรกิจได้ภายในเทอมสุดท้ายของชั้นปีที่ 2” ขอให้สังเกตว่าเป้าหมายที่ผมเขียนนั้นมีลักษณะเด่น 5  ประการ (STAVE - ตีแตกเป้าหมาย)

     A. มีการระบุอย่างชัดเจน (Specific - ความต้องการของผมชัดเจน)

     B. มีกำหนดระยะเวลา (Time - ภายในเทอมสุดท้ายของชั้นปีที่ 2)

     C. มีโอกาสสำเร็จได้จริง (Attainable - ผมประเมินตนเองว่าทำได้)

     D. มีความสำคัญต่อผู้กำหนดเป้าหมาย (Value – ต่อยอดธุรกิจของผมได้)

     E. เกิดประสบการณ์ที่เป็นประโยชน์กับตนเอง (Experience - ผมใช้ประสบการณ์นี้ในอนาคตได้) 

“คุณต้องตีเป้าหมายให้แตก ดังนั้นคุณควรตั้งเป้าหมายด้วยแนวคิด STAVE”

เมื่อคุณมีเป้าหมายแล้ว คุณต้องมีวิธีการบรรลุเป้าหมาย และทุกวิธีการต้องใช้เวลา “เป้าหมาย - วิธีการ - เวลา”

2) การสร้างความตระหนักรู้การใช้เวลา (Awareness) คุณจะตระหนักรู้ได้ คุณต้องบันทึกการใช้เวลาของคุณใน 24 ชั่วโมง ประมาณ 1 สัปดาห์ มันจะทำให้คุณรู้ว่าแต่ละวันคุณใช้เวลาไปกับกิจกรรมอะไรบ้าง การทำเช่นนี้ช่วยให้คุณวิเคราะห์ได้ว่า คุณกำลังใช้เวลาไปกับกิจกรรมที่ถูกต้องเพื่อการบรรลุเป้าหมายหรือไม่ เมื่อคุณเริ่มตระหนักรู้ คุณจะค้นพบประเด็นบางอย่างที่สามารถปรับปรุงการใช้เวลาได้ เช่น ผมดูยูทูปตอนดึกมากเกินไปทำให้ผมตื่นแต่เช้ามืดมาอ่านหนังสือไม่ได้ (การอ่านหนังสือเป็นกิจกรรมที่อยู่ใน To do list ที่ผมวางไว้เพื่อบรรลุเป้าหมาย)

3) การตัดสินใจเลือก (Decision Making) เมื่อคุณตั้งเป้าหมาย (เป้าหมาย - วิธีการ - เวลาที่ใช้) และวิเคราะห์การใช้เวลาแล้ว สำหรับผมแล้วการตัดสินใจเลือกคือส่วนที่ยากที่สุด เพราะคุณต้องใช้พลังใจอย่างสูงต่อการไม่ทำหรือลดบางอย่างที่ชอบ และฝืนใจตนเองไปทำสิ่งที่เกี่ยวข้องกับเป้าหมาย ถ้าคุณผ่านจุดนี้ไปได้คุณจะมีความภาคภูมิใจตนเองสูงขึ้น และวางแผนแล้วไม่นิ่ง (Plan แล้วนิ่ง)

4) ค้นหาความมีประสิทธิภาพของเวลา (Time Efficiency) การบริหารเวลาให้มีประสิทธิภาพ เวลาแต่ละชั่วโมงของแต่ละคนมีความแตกต่างกัน ตอนไหนที่คุณมีพลังงานสูงสุด ใช้มันจัดการกับงานยาก ๆ แนวคิดนี้จะทำให้คุณได้ผลสำเร็จของงานในระยะเวลาสั้น กุญแจสู่ความมีประสิทธิภาพของเวลาคือ การมีสมาธิจดจ่อกับการใช้พลังงานมากกว่าการจดจ่ออยู่กับกำหนดเวลา  และตอนไหนพลังงานคุณน้อย แนะนำว่าให้นำไปใช้กับงานที่ไม่ต้องใช้ความคิดเยอะ แต่ใช้การเคลื่อนไหวของร่างกายเยอะกว่า แต่อย่าลืมว่าคุณจะมีสมาธิและพลังงานสูง คุณต้องพักผ่อนอย่างเพียงพอ ไม่มากหรือน้อยเกินไป

5) สร้างเวลาเพิ่มเติม แม้ว่าเวลามีปริมาณจำกัด แต่คุณสามารถทำให้มันเพิ่มได้ คุณควรคิดทบทวนแต่ละกิจกรรมระหว่างวันในหนึ่งสัปดาห์ อาจมีช่องว่างให้คุณเติมกิจกรรมเล็ก ๆ ลงไปได้ เช่น ผมชอบใช้เวลา ½ ชั่วโมง อ่านหนังสือขณะรอเรียนที่มหาวิทยาลัย ไม่ใช้หมดไปกับการรับประทานอาหารเพียงอย่างเดียว ดังนั้นในหนึ่งสัปดาห์ผมได้เวลาเพิ่มขึ้นอีก 1.5 ชั่วโมง สำหรับการอ่านหนังสือ ซึ่งกิจกรรมนี้ส่งผลต่อเป้าหมายของผมด้วย 

6) อย่าผัดวันประกันพรุ่ง วันนี้ก่อนเข้าบ้านตั้งใจไปเติมน้ำมันให้เต็มถัง สังเกตเห็นป้ายข้อความว่า พรุ่งนี้น้ำมันลด 2 บาท จึงเปลี่ยนใจไปเติมวันพรุ่งนี้ เมื่อไปเติมเต็มถัง แปลกใจว่าทำไมเด็กปั๊มคิดราคาเท่าเดิม เด็กปั๊มชี้ไปที่ป้ายแล้วบอกว่า “พรุ่งนี้ไม่มีวันมาถึง มีแต่วันนี้เท่านั้น” การผัดวันประกันพรุ่งคือ นักฆ่าเป้าหมาย ดังนั้นจงบังคับตัวองด้วยการกำหนด Action Plan (แผนลงมือกระทำจริงจัง ไม่เป็นนามธรรม) แล้วลงมือทำทันที

7) จัดระเบียบความคิดและสภาพแวดล้อม ความไร้ระเบียบของสภาพแวดล้อมในการทำงานส่งผลต่อระเบียบความคิดภายในจิตใจ คุณต้องสร้างสภาพแวดล้อมเพื่อให้จิตใจมีพลังงานสูง (อ่านต่อบทความเทคนิคการจัดระเบียบความคิดและสภาพแวดล้อม)

8) วางแผนพร้อมลุย การวางแผนคือการตัดสินใจล่วงหน้าในสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อบรรลุเป้าหมายภายในระยะเวลาที่กำหนด แสดงว่าเราควรวิเคราะห์ล่วงหน้าว่าจะทำอะไร อย่างไร ที่ไหน เมื่อไร แล้วมันตอบเป้าหมายของคุณ เทคนิคที่ต้องใช้คือ

     A. TO DO LIST เขียนกิจกรรมสำคัญที่ต้องทำต่อการบรรลุเป้าหมาย

     B. Priority จัดลำดับงาน โดยเลือกทำงานสำคัญก่อน คุณอาจใช้หลัก ABC หรือแนวคิดสำคัญเร่งด่วนก็ได้

     C. 80 : 20 Rule แนวคิดที่สร้างความคล่องตัวในการทำงานคือ การลงมือทำน้อย แต่ได้รับผลมาก คุณไม่ต้องทำทุกเรื่อง แต่เลือกทำเฉพาะในลิสต์ที่

ทำให้คุณบรรลุเป้าหมาย จงเรียนรู้การกำหนดสิ่งสำคัญที่ต้องทำ และตัดสิ่งไม่จำเป็นออกให้หมด ควรถามตนเองบ่อย ๆ ว่า “อะไรที่เราต้องทำ 20% แล้วให้ผลลัพธ์แก่เรา 80%”

โดยสรุปเพียงแค่ลงมือทำตามหลักการ 8 ข้อ คุณสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพแน่นอน แต่ทั้งหมดต้องอยู่พื้นฐานของความมีสมาธิ เหตุผลข้อหนึ่งของคนจำนวนมากทำสิ่งต้องการได้จนสำเร็จมีน้อยมาก เพราะว่าพวกเขาไม่เคยควบคุมสมาธิของตนเองได้อย่างต่อเนื่อง จึงทำให้การใช้สมาธิของเขาไม่มีประสิทธิภาพสูงสุด ดังนั้นจงฝึกทำอะไรให้สำเร็จทีละอย่าง และอย่ามีความเข้าใจผิดว่าทำงานหลายอย่างพร้อมกันจะเกิดสมาธิ