หลักการออกแบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน 6 ข้อ

ระบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน (Performance Appraisal System) เป็นหนึ่งในระบบงานด้านทรัพยากรมนุษย์ที่สำคัญที่สุด โดยอยู่ในส่วนของการบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance Management) เพื่อการพัฒนาองค์กร ซึ่งหลักการออกแบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่เกิดประโยชน์ต่อองค์กรและบุคลากรนั้น ต้องมีความสอดคล้องกับบริบทองค์กรและคุณลักษณะของบุคลากรแต่ละกลุ่ม ต้องใช้วิธีการประเมินผลที่เหมาะสมสอดคล้องกับวัตถุประสงค์การประเมิน และการออกแบบต้องส่งผลต่อการพัฒนาบุคลากรและองค์กร

ถ้าองค์กรไม่ได้กำหนดเกณฑ์การประเมินผลที่ชัดเจน หรือไม่ได้กำหนดค่านิยมองค์กรไว้สำหรับประเมิน (Core Value) มีแนวโน้มผู้ประเมินผลแต่ละคนอาจจะใช้ “ค่านิยม” ของตนเอง (Personal Value Judgement) ในการประเมินลูกน้อง หรือเรียกว่ามี “ความผิดพลาดในการประเมินผลการปฏิบัติงาน” เช่น การเหมารวม (Stereotyping) หรือผลกระทบจากความคล้ายคลึง (Similar-to-me Effect) เป็นต้น ซึ่งภาวะดังกล่าว จะส่งผลเสียต่อการประเมินเป็นอย่างมาก ทั้งในแง่ของความสอดคล้อง ความเที่ยงตรง ความเชื่อถือ และความยุติธรรมในการประเมินผลงาน

โดยปกติแล้วการประเมินผลการปฏิบัติงาน สามารถพิจารณาได้เป็น 3 ระดับตามหลักการของการพัฒนาองค์กร คือ ผลการปฏิบัติงานระดับองค์กร (Corporate Performance) ผลการปฏิบัติงานระดับกลุ่ม (Group Performance) และผลการปฏิบัติงานระดับบุคคล (Individual Performance) ดังนั้นการประเมินผลการปฏิบัติงาน จึงมิได้เป็นเพียงการประเมินตัวบุคคลเท่านั้น หากแต่เป็นการประเมิน 3 ระดับ ดังกล่าว ดังนั้นจึงควรรู้ว่าผลการปฏิบัติงานนั้นเป็นความรับผิดชอบของใคร และไม่สามารถนำผลการปฏิบัติงานกลุ่ม มาใช้ประเมินผลการปฏิบัติงานระดับบุคคลได้

“หลักการออกแบบการประเมินผลการปฏิบัติงานที่เกิดประโยชน์ต่อองค์กรและบุคลากร 1) ต้องมีความสอดคล้องกับบริบทองค์กรและคุณลักษณะของบุคลากรแต่ละกลุ่ม 2) ต้องใช้วิธีการประเมินผลที่เหมาะสมสอดคล้องกับวัตถุประสงค์การประเมิน และ 3) การออกแบบต้องส่งผลต่อการพัฒนาบุคลากรและองค์กร”

โดยข้อเท็จจริงการประเมินผลการปฏิบัติงานมีประโยชน์มากต่อองค์กรและผู้ถูกประเมิน เพียงแต่ว่าต้องสามารถออกแบบระบบการประเมินให้ถูกต้อง และสอนให้ผู้ประเมินใช้แบบประเมินผลการปฏิบัติงานให้เป็น (Performance Appraisal Form) ซึ่งจะเกิดประโยชน์อย่างมาก ทั้งในด้านผลงานและการพัฒนาบุคลากรให้มีสมรรถนะการทำงานสูงขึ้น (Competency) บทความนี้จะเน้นการประเมินผลการปฏิบัติงานระดับกลุ่มและบุคคลเท่านั้น และจะกล่าวถึงหลักการออกแบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยใช้เกณฑ์ 6 ข้อ เป็นแนวทางในการออกแบบ

หลักการออกแบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน 6 ข้อ

1) ความสอดคล้อง (Relevance) เป็นเกณฑ์ข้อแรกที่สำคัญที่สุด เนื่องจากวัตถุประสงค์หลักของการประเมินคือ เพื่อเป็นกลไกหนึ่งในการขับเคลื่อนและพัฒนาองค์กร ดังนั้นเกณฑ์ความสอดคล้อง จึงเปรียบเสมือนการกลัดกระดุมเม็ดแรก ถ้ากลัดถูกเกณฑ์อื่นย่อมถูกต้องไปด้วย และการออกแบบการประเมินควรมีประเด็นที่ทำให้บุคลากรทุกคนในองค์กร สามารถเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาองค์กร เช่น บริษัท 3M เป็นองค์กรแห่งนวัตกรรม ได้ตั้งเป้าหมายระดับองค์กรว่า ร้อยละ 30 ของยอดขายทั่วโลกในแต่ละปี ต้องมาจากผลิตภัณฑ์ที่ถูกคิดค้นในช่วง 4 ปีที่ผ่านมา หรือเรียกว่า “The 3M 30 Percent Challenge” ซึ่งเป้าหมายนี้มีการถ่ายโอนไปสู่ระดับผู้จัดการ และระดับบุคลากรทุกคนในองค์กร ที่จะต้องรับเรื่องนวัตกรรมไปดำเนินการ โดยกำหนดเป็นร้อยละ 15 ของเวลาทำงาน ให้บุคลากรเลือกโครงการที่อยากทำ ดังนั้นตัววัดผล (KPI) ควรเป็นโครงการที่ได้มีการลงมือทำ เป็นต้น

อีกตัวอย่างคือ องค์กรที่เน้นผลิตสินค้าให้ได้คุณภาพดีและมีต้นทุนต่ำ ถ้าองค์กรมีนโยบายคุณภาพและลดต้นทุน การใช้เกณฑ์ความสอดคล้อง ต้องออกแบบให้บุคลากรเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาองค์กร ตัววัดผลงานคือ การค้นหาความสูญเปล่าในกระบวนการ หรือกิจกรรมไคเซ็นที่ได้ผลจริง

“ความสอดคล้อง (Relevance) เป็นเกณฑ์ข้อแรกที่สำคัญที่สุด เนื่องจากวัตถุประสงค์หลักของการประเมินคือ เพื่อเป็นกลไกหนึ่งในการขับเคลื่อนและพัฒนาองค์กร และการออกแบบการประเมินควรมีประเด็นที่ทำให้บุคลากรทุกคนในองค์กร สามารถเป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาองค์กร”

2) ความเที่ยงตรง (Validity) ความเที่ยงตรงเป็นการพยายามในการประเมินสิ่งที่ต้องการประเมินอย่างแท้จริง ผลที่วัดได้อาจไม่มีความเที่ยงตรงก็เป็นได้ ถ้าเลือกใช้ข้อมูลหรือตัววัดที่ผิด ไม่สะท้อนสิ่งที่ต้องการประเมิน เช่น ถ้าต้องการวัดปริมาตรน้ำ ควรใช้ถ้วยตวง ไม่ควรใช้ไม้บรรทัด หรือต้องการประเมินการบริการของพนักงานขาย ควรต้องใช้การประเมินจากผู้รับบริการ ไม่ควรใช้การประเมินจากหัวหน้างานที่เห็นการให้บริการของผู้ปฏิบัติงาน

สำหรับตัววัดผล (KPI) ความเที่ยงตรงจะเกิดขึ้น เมื่อผลการปฏิบัติงานที่ต้องการประเมินสามารถเก็บผลงานได้ชัดเจน และในส่วนของสมรรถนะ (Competency) ความเที่ยงตรงจะเกิดขึ้น เมื่อสมรรถนะที่ต้องการประเมินสามารถบันทึกพฤติกรรมที่คาดหวังได้ชัดเจน (Expected Behavior)

3) ความน่าเชื่อถือ (Reliability) ความเชื่อถือได้เป็นความพยายามในการประเมินเพื่อให้ได้ค่าที่แท้จริง (True Value) เป็นความพยายามให้ได้ค่าที่ถูกต้องเท่ากันทุกครั้งไม่ว่าใครประเมิน หรือประเมินกี่ครั้งก็ตาม ยังคงได้ค่าเท่าเดิม

ข้อคิด การวัดสิ่งที่จับต้องได้และมีความเป็นรูปธรรม (KPI) เช่น ของเสีย เครื่องจักรหยุดทำงาน ปัญหาซ่อมเกิดซ้ำ การรับและจ่ายสินค้าผิด สินค้าเสียเนื่องจากการจัดเก็บ เป็นต้น ค่อนข้างจะได้ค่าเท่ากันทุกครั้ง เพราะมีหลักฐานแน่นอนในการวัดโดยใช้การบันทึกผลงาน

ข้อคิด การวัดสิ่งที่มีความเป็นนามธรรมและความสามารถ (Competency) เช่น ความรับผิดชอบ จิตสำนึกคุณภาพ ความรู้และทักษะในเครื่องจักร การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง เป็นต้น มีแนวโน้มจะได้ค่าต่างกัน ดังนั้นต้องระบุและให้รายละเอียดพฤติกรรมที่คาดหวังให้ชัดเจน (Expected Behavior)

4) ครอบคลุม (Comprehensive) หมายถึง การออกแบบระบบประเมินที่ทำให้ผู้ปฏิบัติงานสามารถระบุสิ่งที่ทำ หรือใช้เวลาในการทำงานเพื่อทีมงานหรือองค์กร โดยควรครอบคลุมภาระงานขั้นต่ำและผลงานที่มากกว่าภาระงานขั้นต่ำ รวมถึงทุกสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานได้ทำ โดยสามารถระบุลงในแบบฟอร์มการประเมินผลการปฏิบัติงานได้ โดยควรครอบคลุมภาระงานขั้นต่ำและผลงานที่มากกว่าภาระงานขั้นต่ำ รวมถึงทุกสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานได้ทำ

5) ใช้ได้จริง (Feasible) หมายถึง กระบวนการประเมินและแบบฟอร์มการประเมิน สามารถทำให้ผู้ประเมินและผู้รับการประเมินนำไปใช้ได้จริง ไม่ยากจนเกินไป ไม่ใช้เวลามากจนเกินความจำเป็น

6) แยกแยะได้ (Distinguish) หมายถึง ผลการประเมินการปฏิบัติงาน (ค่าคะแนน) สามารถแยกแยะระหว่างผู้ปฏิบัติงานโดดเด่น ผู้ปฏิบัติงานได้ตามความคาดหวัง และผู้ปฏิบัติงานไม่เป็นไปตามความคาดหวัง ออกจากกันได้

“หลักการออกแบบการประเมินผลการปฏิบัติงาน โดยใช้เกณฑ์ 6 ข้อ ได้แก่ 1) ความสอดคล้อง (Relevance) 2) ความเที่ยงตรง (Validity) 3) ความน่าเชื่อถือ (Reliability) 4) ครอบคลุม (Comprehensive) 5) ใช้ได้จริง (Feasible) และ 6) แยกแยะได้ (Distinguish)”

โดยสรุปเกณฑ์ 6 ข้อ เป็นหลักการที่ทำให้การออกแบบระบบการประเมินผลการปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพ และสามารถนำเกณฑ์ดังกล่าวมาตรวจสอบ และปรับปรุงระบบการประเมินผลงานที่ใช้ในปัจจุบันให้ดียิ่งขึ้น

(เครดิต: เรียบเรียงข้อมูลจากหนังสือ "การบริหารผลการปฏิบัติงานเชิงกลยุทธ์: เครื่องมือพัฒนาองค์กร"  ศ.ดร.จิรประภา อัครบวร)