หัวใจสำคัญของการบริหารกิจกรรม 5ส

5ส เป็นเครื่องมือสำหรับการเพิ่มผลผลิต (Productivity Tool) ที่เข้าสู่ในวงการอุตสาหกรรมการผลิตของไทย ไม่น่าจะต่ำกว่า 35 ปี โดยวัตถุประสงค์ของการดำเนินกิจกรรม 5ส คือ การลดต้นทุน (Cost) และการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการผลิต (Efficiency) ซึ่งการที่จะทำให้วัตถุประสงค์ดังกล่าวสำเร็จได้ อาจกล่าวได้ว่าไม่ใช่เรื่องง่าย ๆ เลย ดังนั้น 5ส ไม่น่าจะเป็นเครื่องมือธรรมดา แค่การปัดกวาดเช็ดถูเท่านั้น เพราะลำพังแค่เรื่องดังกล่าวคงไม่ส่งผลต่อการลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการอย่างมีนัยสำคัญ ซึ่งโดยข้อเท็จจริงแล้ว ส แต่ละตัวมีรายละเอียดค่อนข้างมากที่จะต้องนำไปสู่การปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุความหมายหรือความต้องการของ ส แต่ละตัว

ปัจจุบัน 5ส มีการพัฒนาต่อยอดเป็น 6ส หรือ 7ส ตามความเหมาะสมกับสภาพแวดล้อมหรือความต้องการของโรงงาน ว่าต้องการจะผลักดันประเด็นอะไรเพิ่มเติม เช่น ความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน (S – Safety) เป็นต้น แต่ในบางโรงงานก็ไม่นำประเด็น S – Safety มากำหนด เนื่องจากผู้บริหารอาจมองว่าน่าจะเป็นประเด็นใหญ่ที่ควรมีมาตรฐานการควบคุมความปลอดภัยต่างหาก ดังนั้นในบทความนี้จะเน้นหัวใจสำคัญของ 5ส เท่านั้น

หัวใจสำคัญของการบริหารกิจกรรม 5ส

1) ส สะสาง (Seiri - เซริ) หัวใจสำคัญคือ “การระบุให้ชัดเจนถึงสิ่งจำเป็นที่ต้องมีในสถานที่ปฏิบัติงานและกระบวนการปฏิบัติงาน ทั้งที่จำเป็นต้องใช้กับงานเดี๋ยวนี้ (ปัจจุบัน) และสิ่งที่จำเป็นต้องใช้กับงานในเวลาอันใกล้ (อนาคต)”

จากความหมายข้างต้น หัวใจของการทำ ส สะสาง คือผู้ปฏิบัติงานต้องระบุให้ได้ว่าสิ่งใดเป็นสิ่งที่จำเป็นต้องมีอยู่ในสถานที่ปฏิบัติงาน เมื่อเดินเข้าสู่สถานที่ดังกล่าว จะไม่พบสิ่งที่ไม่จำเป็นต่อการใช้งาน เมื่อถูกถามถึงสิ่งของที่ปรากฏอยู่ ต้องสามารถตอบได้ว่าสิ่งของดังกล่าวมีไว้ใช้ทำอะไร โดยมีขั้นตอนดำเนินกิจกรรม ส สะสาง ดังนี้

1) กำหนดพื้นที่รับผิดชอบหรือขอบเขตของการทำ ส สะสาง ไม่ว่าจะเป็นพื้นที่ที่จับต้องได้จริง (Physical Area) หรือพื้นที่เสมือนที่เกิดจากการตีเส้นขอบเขตในแบบ ทั้งนี้เพื่อกำหนดเจ้าภาพรับผิดชอบให้ชัดเจน

2) ระบุสิ่งที่จำเป็นพร้อมปริมาณต้องใช้ในพื้นที่ที่กำหนดขึ้น (ถ้ามีไม่ครบให้นำมาเติม) สิ่งของที่จำเป็นต้องใช้นี้ต้องระบุให้ได้ว่ามีความถี่ในการใช้งานระดับไหน ซึ่งความถี่จะเป็นตัวกำหนดว่าสิ่งของดังกล่าวควรจะเป็นทรัพย์สินเฉพาะกระบวนการหรือทรัพย์สินส่วนกลาง (ผู้ปฏิบัติงานในกระบวนการนั้นให้เป็นประจำหรือนาน ๆ ใช้ครั้งหนึ่ง) ส่วนการกำหนดตำแหน่งขณะใช้งานและเลิกใช้งานจะกล่าวอีกครั้งใน ส สะดวก

3) นำสิ่งที่จำเป็นพร้อมปริมาณมากรอกลงในแบบฟอร์มรายการวัสดุในพื้นที่ปฏิบัติงาน (List Equipment in Area)

4) ตกลงร่วมกันสำหรับรายการสิ่งของที่ไม่จำเป็นว่าจะบริหารจัดการอย่างไร ในกระบวนการผลิตของที่ไม่จำเป็นในกระบวนการ อาจนำไปซ่อมแซมแซมแล้วกลับนำใช้ต่อ หรือย้ายเข้าสู่ส่วนกลางแล้วพิจารณาว่าจะทิ้งหรือขายต่อไป แต่การบริหาร ส สะสาง ในสำนักงานมีความแตกต่างกันพอสมควร เนื่องจากสิ่งของที่ไม่จำเป็นในกระบวนการ อาจเป็นรูปภาพ แก้วน้ำ หรือรองเท้าลำลอง ซึ่งต้องตกลงกันให้ชัดเจนว่าอนุญาติให้มีปริมาณเท่าใดที่ไม่ทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง หรือดูแล้วรกตา

“หัวใจของ ส สะสาง คือ การระบุให้ชัดเจนถึงสิ่งจำเป็นที่ต้องมีในสถานที่ปฏิบัติงานและกระบวนการปฏิบัติงาน ทั้งที่จำเป็นต้องใช้กับงานเดี๋ยวนี้ (ปัจจุบัน) และสิ่งที่จำเป็นต้องใช้กับงานในเวลาอันใกล้ (อนาคต)”

2) ส สะดวก (Seiton - เซตง) หัวใจสำคัญคือ “การจัดสิ่งของที่มีความจำเป็นในการปฏิบัติงานให้อยู่ในลำดับของกระบวนการ โดยคำนึงถึงประสิทธิภาพของกระบวนการปฏิบัติงานและความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน”

จากความหมายข้างต้น หัวใจของการทำ ส สะดวก คือผู้ปฏิบัติงานต้องนำสิ่งของมาจัดวางตามลำดับของกระบวนการเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพ ซึ่งคำว่า “ประสิทธิภาพ” หมายถึง รวดเร็ว ไม่ผิด ไม่เสียเวลาค้นหา ง่ายต่อการหยิบใช้ ง่ายต่อการเก็บคืนที่เดิม และเพื่อให้เกิดความปลอดภัย ซึ่งคำว่า “ปลอดภัย” หมายถึง ไม่ฝืนธรรมชาติของร่างกายขณะทำงาน หรือปฏิบัติตามหลักการยศาสตร์นั่นเอง (Ergonomic) โดยมีขั้นตอนดำเนินกิจกรรม ส สะดวก ดังนี้

1) พิจารณากระบวนการปฏิบัติงานเดิมว่ามีประสิทธิภาพและความปลอดภัยหรือไม่ ถ้าคำตอบคือไม่มีประสิทธิภาพหรือไม่มีความปลอดภัย ให้จัดวางอุปกรณ์หรือสิ่งที่จำเป็นใหม่เพื่อให้ได้ประสิทธิภาพหรือความปลอดภัยตามต้องการ

2) หลักการในการวางอุปกรณ์อาจใช้หลัก “Functional Storage” คือ ตำแหน่งที่อยู่ตามหน้าที่การทำงานของอุปกรณ์ แยกเป็นตำแหน่งที่อยู่ขณะใช้งานและเลิกใช้งาน (ที่จัดเก็บ) – ขณะใช้งาน ถ้าใช้งานบ่อยให้วางไว้ใกล้กับพื้นที่ปฏิบัติงานหรือเก็บไว้กับตัวผู้ปฏิบัติงาน ถ้าใช้งานไม่บ่อยให้เก็บไว้ที่ส่วนกลางของพื้นที่ปฏิบัติงาน ขณะเลิกใช้งาน โดยปกติแล้วของส่วนกลางต้องนำไปเก็บไว้พื้นที่ส่วนกลาง เช่น ในตู้หรือตำแหน่งที่ตกลงร่วมกัน ส่วนสิ่งของที่ใช้งานบ่อยให้พิจารณาตามความเหมาะสม เช่น มีดหั่นเนื้อหมู หลังเลิกใช้งาน ให้ล้างทำความสะอาดและเก็บเข้าตู้เพื่อป้องกันหนูหรือแมลงสาบ หรือไขควงขณะใช้งานและเลิกใช้งานให้วางตำแหน่งเดียวกัน เป็นต้น โดยพิจารณาตามความเหมาะสม

3) ให้ถ่ายรูปภาพเก็บไว้ก่อนการปรับปรุงและหลังการปรับปรุง (Visual Feedback Photography) โดยรูปภาพภายหลังการปรับปรุงควรแบ่งเป็น 2 แบบ คือ ขณะใช้งาน ตำแหน่งการวางอุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นอย่างไร ขณะเลิกใช้งาน ตำแหน่งการวางอุปกรณ์ต่าง ๆ เป็นอย่างไร 

“หัวใจของ ส สะดวก คือ การจัดสิ่งของที่มีความจำเป็นในการปฏิบัติงานให้อยู่ในลำดับของกระบวนการ โดยคำนึงถึงประสิทธิภาพของกระบวนการปฏิบัติงานและความปลอดภัยในการปฏิบัติงาน”

3) ส สะอาด (Seiso - เซโซ) หัวใจสำคัญคือ “การดูแลรักษาพื้นที่ปฏิบัติงาน เครื่องจักร อุปกรณ์ ให้มีความสะอาด ขณะทำความสะอาดต้องตรวจเช็คความผิดปกติที่เกิดขึ้นกับพื้นที่ปฏิบัติงาน เครื่องจักร และอุปกรณ์”

จากความหมายข้างต้น หัวใจของการทำ ส สะอาด คือการทำความสะอาดเป็นพื้นฐานที่ต้องปฏิบัติอยู่เป็นปกติวิสัย แต่ขณะทำความสะอาดต้องหมั่นตรวจสอบจุดสำคัญต่าง ๆ ว่ามีความผิดปกติหรือไม่ ซึ่งถ้าจุดสำคัญดังกล่าวผิดปกติแล้วอาจส่งผลต่อประสิทธิภาพในการทำงานได้ เช่น ขณะทำความสะอาดพบว่ามีน้ำมันรั่ว พบน้ำมันเสื่อมคุณภาพ หรือระดับน้ำมันต่ำกว่าปกติ เป็นหน้าที่ของผู้ปฏิบัติจะต้องเปลี่ยนหรือแจ้งผู้ที่เกี่ยวข้องมาแก้ไข โดยปกติแล้วการทำ ส สะดวก มีกิจกรรมที่ต้องลงมือทำดังนี้

1) ส สะดวก คือ การทำความสะอาดที่เป็นปกติ (Cleaning) ซึ่งในกรณีสำนักงานคงไม่ต้องกล่าวถึงประเด็นนี้เยอะ เนื่องจากพนักงานดูแลโต๊ะทำงานของตนเอง นอกนั้นแม่บ้านดูแลทั้งหมด แต่ถ้าเป็นกระบวนการผลิต เครื่องจักรหรืออุปกรณ์ต่าง ๆ ต้องการการทำความสะอาดที่แตกต่างกันไป เช่น การใช้น้ำมันช่วยในการทำความสะอาด หรือต้องมีเครื่องมือช่วยในการทำความสะอาด เป็นต้น ดังนั้น จึงต้องมีการกำหนดมาตรฐานการทำความสะอาด

2) ส สะดวก คือ การรักษาให้มีความสะอาดอยู่ตลอดเวลา (Cleanliness) หลักการนี้เป็นสิ่งสนับสนุนให้พนักงานใช้ความคิดว่าจะทำอย่างไร จึงจะทำให้สถานที่ทำงานสะอาดอยู่ตลอดเวลา หรือลดการทำความสะอาดให้เหลือน้อยที่สุด หรือไม่ต้องทำความสะอาดเลย ด้วยแนวคิด “ค้นหาสาเหตุ ป้องกัน และเข้าถึงการทำความสะอาดง่าย”

3) ส สะดวก คือ การตรวจสอบดูแลขณะทำความสะอาดให้เป็นปกติอยู่ตลอดเวลา (Cleaning is inspection) ซึ่งเป็นหัวใจสำคัญของ ส สะดวก และเป็นพื้นฐานของการก้าวสู่การบำรุงรักษาด้วยตัวผู้ปฏิบัติงาน หรือเป็นแนวคิดของ “การบำรุงรักษาทวีผลที่ทุกคนมีส่วนร่วม” (TPM) นั่นเอง ดังนั้นหัวหน้างานและฝ่ายวินิจฉัยกระบวนการต้องกำหนดจุดสำคัญที่ต้องทำความสะอาดและตรวจสอบ เช่น น้ำมัน ความดัน อุณหภูมิ เป็นต้น โดยนำจุดสำคัญทั้งหมดมากำหนดเป็นรายการตรวจสอบ (Check list) และสุดท้ายคือการฝึกอบรมให้พนักงานเข้าใจวิธีการตรวจสอบดูแล  

“หัวใจของ ส สะอาด คือ การดูแลรักษาพื้นที่ปฏิบัติงาน เครื่องจักร อุปกรณ์ ให้มีความสะอาด ขณะทำความสะอาดต้องตรวจเช็คความผิดปกติที่เกิดขึ้นกับพื้นที่ปฏิบัติงาน เครื่องจักร และอุปกรณ์”

4) ส สุขลักษณะ (Seiketsu - เซเกทสึ) หัวใจสำคัญคือ “การรักษาไว้ซึ่งมาตรฐานที่กำหนดไว้ใน 3ส แรก ให้คงอยู่หรือปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น ด้วยการจัดทุกอย่างให้เป็นมาตรฐาน (Standardization) หรือสร้างระบบต่าง ๆ”

จากความหมายข้างต้น หัวใจของการทำ ส สุขลักษณะ คือเมื่อกำหนดว่า ส แต่ละตัวต้องทำอะไรบ้าง พอลงมือทำตามการวางแผนที่วางไว้ ผลที่ได้ย่อมเป็นที่น่าพอใจ ดังนั้น ส สุขลักษณะ จึงเป็นการรักษาผลของการทำ 3ส ให้คงอยู่ตลอดไป แต่ ส สุขลักษณะ ยังเปิดโอกาสให้มีการปรับปรุงให้ดีขึ้นอีกด้วย ถ้าการปรับปรุงนั้นส่งผลต่อการลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการปฏิบัติงาน โดยการรักษาไว้ซึ่งมาตรฐานที่กำหนดไว้ใน 3ส แรกมีแนวคิดดังนี้

1) การควบคุมด้วยสายตา (Visual control) คือ การสร้างมาตรฐานด้วยการใช้หลักการสื่อสารด้วยการมองเห็น เช่น การใช้สัญลักษณ์ การทำป้ายชี้บ่ง เป็นต้น

2) ระบบป้องกันความผิดพลาด (Poka Yoke) คือ การสร้างมาตรฐานด้วยการใช้หลักการป้องกันความผิดพลาดที่เกิดจากความพลั้งเผลอของมนุษย์ ด้วยกลไกป้องกันความผิดพลาดแบบ “หยุด บังคับ เตือน”

3) การจัดทำให้เป็นมาตรฐาน (Standardization) เป็นแนวคิดของการบริหารงานสมัยใหม่ ซึ่งประกอบไปด้วยการจัดทำให้เป็นมาตรฐาน (Standardization) และกิจกรรมปรับปรุงคุณภาพ (Improvement Activity) โดยตัวอย่างของการจัดทำให้เป็นมาตรฐานของ 5ส เช่น รายการวัสดุในพื้นที่ปฏิบัติงาน แผนผังกำหนดพื้นที่ รูปถ่ายของการจัดวางอุปกรณ์ตามกระบวนการ มาตรฐานการทำความสะอาด เป็นต้น ซึ่งทั้งหมดสามารถนำมารวมเป็น “คู่มือดำเนินกิจกรรม 5ส” 

“หัวใจของ ส สุขลักษณะ คือ การรักษาไว้ซึ่งมาตรฐานที่กำหนดไว้ใน 3ส แรก ให้คงอยู่หรือปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้น ด้วยการจัดทุกอย่างให้เป็นมาตรฐาน (Standardization) หรือสร้างระบบต่าง ๆ”

5) ส สร้างนิสัย (Shitsuke - ชิทสึเกะ) หัวใจสำคัญคือ “การลงมือทำตามมาตรฐานการปฏิบัติงานอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง จนเกิดเป็นความเคยชินและนิสัยที่ดี”

จากความหมายข้างต้น การเกิดความเคยชินและนิสัยที่ดีในตัวผู้ปฏิบัติงาน ต้องเกิดจากการลงมือทำอย่างต่อเนื่อง ผู้ปฏิบัติงานจะลงมือทำอย่างต่อเนื่องต้องเกิดความเข้าใจว่าทำ 5ส แล้วเกิดประโยชน์อย่างไร ดังนั้นการสื่อสาร การกระตุ้น การสร้างความมีส่วนร่วม การแข่งขัน การเป็นแบบอย่าง เป็นต้น มีส่วนจำเป็นอย่างสูงมากต่อการผลักดันให้เกิดเป็นนิสัยที่ดี

โดยสรุป 5ส เป็นกิจกรรมที่มุ่งเน้นการลดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการปฏิบัติงาน การทำ 5ส มิใช่เรื่องง่าย ๆ อย่างที่เข้าใจ ต้องเข้าใจหลักการและหัวใจสำคัญที่ ส แต่ละตัวต้องการ และสุดท้ายเมื่อเข้าใจหัวใจสำคัญแล้ว ต้องนำไปสู่การแปลงเป็นวิธีปฏิบัติด้วยการทำทุกอย่างให้เป็นมาตรฐาน (Standardization)

(เครดิต: เรียบเรียงข้อมูลจากหนังสือ “TQM การบริหารเพื่อคุณภาพโดยรวม อ.กิติศักดิ์ พลอยพานิชเจริญ” และ "5ส ที่คนไทยไม่รู้จัก สุวัฒน์ แซ่ตั่น")